Modelos de Documentos Mercantiles

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES 

Letra de cambio: 

Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero. 

Sus características son: 

1.- Es una orden de pago. 

2.- En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario) 

3.- Debe llevar la firma del suscriptor. 

4.- Cantidad en número. 

Pagare: 

Es un documento mediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y esta obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada. 
Sus características son: 
1.- Es una promesa de pago. 
2.- Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario) 
3.- Debe de levar la firma del suscriptor. 

Nota de débito

Llámase así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.

Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes:

En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.

En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.

Nota de crédito

Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.

Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.

Cheque: 

Documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. 

Sus características son: 

1.- Es un orden de pago. 

2.- Posee un número que lo identifica. 

3.- Cantidad en número. 

Modos de extender un cheque.

• Al portador.
• A favor de una persona determinada, con la cláusula a la orden o sin ella.
• A favor de una persona determinada, con la cláusula no a la orden u otra equivalente.

El Vale

 Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de una suma determinada. También se define como una nota escrita que una persona manda a otra a fin de que mercaderías o dinero porcuenta del firmante del documento

DOCUMENTOS MERCANTILES NO NEGOCIABLES. 

Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil. 
Estos son: 

Recibo: 

Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa. 

Sus características son: 

1.- Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo. 

2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende. 

3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega. 

4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo. 

5.- Cantidad en números. 

6.- Firma de quien emite el recibo. 

Remito

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.

El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala sección facturación para que proceda ala emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas.

Factura: 

Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas. 

Sus características son: 

1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor. 

2.- Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación. 

3.- Condiciones de pago. 

4.- Mencionar los descuentos si los hay 

5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de las mercancías. 

6.- Firma del comprador.

Ticket:

Es un comprobante de pago que se emite enoperaciones que se realizan con consumidores o usuarios finales permitiendo de este modo formar parte del costo o del gasto para efectos tributarios

Resumen de cuenta

Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad de:

Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge de sus propios registros.

Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.

Clasificación de los Documentos Mercantiles

• Externos
• Internos

De uso Externo

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

De uso Interno

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales, también  los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos dearrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos,informes).

Obligados a emitir documentos comerciales:

• Quienes comercializan cosas muebles.
• Quienes comercializan o prestan servicios.
• Quienes se dedican a la locación de bienes.

Conservación:

Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del documento.

Documentos Mercantiles

Los documentos mercantiles son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

 La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

• En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
•  Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
• Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
• Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.